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わかりやすい文章にするコツ【「結論」は先に言う】(例文あり)

まる(妻)
まる(妻)
相手にわかりやすい文章の書き方を知りたいな。

 

この悩みにお答えします。

 

この記事の内容
  • 読み手は「時間が無い」から、文章では「結論」を先に言うべし。
  • 「結論」を先に言ってから、「理由」と「具体例」で補強する。

 

「結局何が言いたいの?」と上司から言われたことありませんか?

 

経緯や理由をダラダラと並べて、最後に「結果、こういう風になります。」と説明しても、読者はそこまで読んでくれません。

 

この記事を読むと、「結論」から先に言うことの重要性が理解でき、わかりやすい文章を書けるようになります。

読み手は「時間が無い」から、文章では「結論」を先に言うべし

「結論」を先に言う理由として、「わかりやすい」ということもありますが、一番はみんな時間がないからです。

 

このブログを読んでいる人も、手っ取り早く、わかりやすい文章にするコツを知りたいと思います。

 

冒頭で結果が分かれば、それでいいのです。冒頭で結果が分かるものを、最後まで読む時間は無いのです。

 

例えば、必要な情報をググって検索する時も、途中で答えが分かったら、最後まで読むことはほとんどありませんよね。

 

誰もがすぐに回答を知りたいんです。ページの最後の方に書かれている情報は読まれないことが多くなります。

 

まる(妻)
まる(妻)
「結論」に「??」って思うこともあるんじゃないの?

 

初めに言った「結論」に対し「??」となった場合は「理由」と「具体例」で補強します。

 

以下で説明します。

「結論」を先に言ってから、「理由」と「具体例」で補強する

「結論」を強固なものにするために、「理由」と「具体例」を必ず書きます

 

「理由」と「具体例」は「結論」をより一層分かりやすくしてくれるからです。

 

具体的な例文を書いてみました。

上司に報告するときは、結果を先に言いなさい。【結論】

結果を先に言うことで、上司にこれから話すことの概要を掴んでもらうためです。【理由】

「お客様が窓口に来られ、〇〇が対応したんですが、□□に納得がいかなかったようで・・・」と、これでは何を言いたいのか分からず、上司はイライラするだけです。【具体例】

「お客様からクレームが入りました。理由は・・・」と報告することで、上司は「クレームが入ったんだな」と、おおよその概要は掴めます。【具体例】

以上のことから、上司に報告するときは、結果を先に言いなさい。【結論】

といった感じに、「結論」を先に言うことで、これから展開する話の内容の大枠を掴むことができます。

 

始めに言った「結論」が分かりづらくても、「理由」と「具体例」があれば、「結論」の内容をカバーできます

まとめ:「結論」を先に言い、「理由」と「具体例」でカバーしよう

いかがでしたか。「結論」を先に言うことが重要だということが分かったと思います。

 

もし今まで、上司に報告の際に、「結論」を後回しにしていたなら、明日から意識して「結論」を先に言うようにしてください。

 

文章を書く際も、メールを送る際も同様です。「結論」から先に伝えるようにしてください。

 

今回は以上です。